接打电话要“礼貌”、“简沽”和“明了”。在办公室打点好，不可过久占线。
1.打电话
在打电话之前，请做一下准备，将所要说的问题和顺序整理-下，这样打起电话来就不会罗嗦或遗漏。
拨通电话后，应当先自报家门和证实一下对方的身份。如果你找的人不在，可以请接电话的转告。这时可以先说一句：“对不起，能不能麻烦你转告XXX……”然后将你所要转告的话告诉对方，最后向对方致谢，并且问清对方的姓名。切不要“咔嚓”一声就把电话给挂了。即使你不要求对方转告，你也应说一声：“谢谢，打扰你了。”
如果你打的电话是要通过总机转接的，应对总机值机员说一个“请”字，“请转XXX分机”。
打电话的时间，要考虑到对方是否方便。最好在早上八时后及晚上十点前，午间最好也不要打电话。
打电话时，要适当控制声音和语气，不可大声嚷嚷，高声笑谈，也不能一惊一诧，也不能鬼鬼祟祟，无端吸引他人注意，影响他人工作。话筒要轻拿轻放，不宜用力摔挂。
2.接电话
当听到电话声响起时，应迅速起身去接，拿起昕筒，可先自报一下家门：“您好!这儿是XXX部门，请讲。”作为接话人，通话过程中要仔细聆听对方的讲话，并及时作答，给对方积极的反馈。通话结束时，接话人应等对方挂上电话后再放下话筒。
如果电话找其他人，应弄清对方是谁，找谁，以便与其联系，并告知对方“稍等片刻”，并迅速找接话人。如果呼喊距离较远的人，可用手轻捂话筒，然后再呼喊接话人。如果接话人不在，打电话的人要求你转告的话，你应做好电话记录，记清：1.打电话者的姓名、单位; 2.转告的具体内容; 3.是否需要回电，以及回电号码、时间; 4.对方打电话时的日期、时间。记录完毕后，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。
同时有两个电话接待，而办公室内只有一人时，-般可先接听首先打进来的电话，向其解释并征得同意后，再接昕另一个电话，并让第二个电话留下电话号码，告之稍后主动与其联系。然后再迅速接昕第一个电话。如果两个电话中有一个较另一个更为主要，则应先昕重要的一个，一般先听长途再昕市内的、先昕紧急的再昕一般的。切不可同时昕两个，与一个交谈，而让另一个在线上空等。
当接到拔错的电话时，应礼貌地告诉对方“您打错了”，对方若说“对不起”，你可以回答“没关系，再见!”
